MS PPT 2007 ส าหร บการน าเสนอผลงานว จ ย

Transcription

1 MS PPT 2007 ส าหร บการน าเสนอผลงานว จ ย โปรแกรม Power Point (PPT) เป นโปรแกรมท ใช ส าหร บน าเสนองาน โดยการท าเป นสไลด และบรรยายแต ละสไลด ความสามารถหล ก ของ PPT น นอย ท การเพ มล กเล นเพ อด งด ดผ ชมรวมท งความสามารถในการช วยให ผ บรรยายสามารถบรรยายได อย างม ประส ทธ ภาพซ งจะกล าวถ ง ต อไป เน อหาท จะเร ยนม ด งต อไปน 1. พ นฐานโปรแกรม 2. การออกแบบ Theme 3. Slide master, Hand out master และ Note master 4. การแทรกกราฟ ร ปภาพ 5. การใส Animation 6. การใส Hyperlink 7. การท า Custom slide, ซ อน Slide และเทคน คการน าเสนอสองหน าจอ 1. พ นฐานโปรแกรม 1.1 องค ประกอบของหน าต างโปรแกรม ก อนท จะทางานก บโปรแกรม Microsoft Office PowerPoint เราจะต องร จ กก บส วนประกอบของหน าจอโปรแกรมก อน เพ อจะได เข าใจถ งส วนต างๆ ท จะกล าวอ างถ งได ง ายข น ค าอธ บายส วนประกอบของโปรแกรม ป ม MS.Office Button ใช ส าหร บเร ยกเป ดเมน การใช งานพ นฐานของโปรแกรม แถบ Quick Access Toolbar แถบค าส งด วน เก บป มค าส งท ใช งานบ อยๆเอาไว แถบ Title bar แสดงช อโปรแกรมและช อไฟล งานนาเสนอท ทางานอย

2 แท บ Contextual tabs แท บค าส งพ เศษท จะแสดงเม อม การใช ค าส งบางอย าง เช น แทรกภาพ หร อ แทรกตาราง แถบ Ribbon แสดงแท บค าส งท แบ งเป นกล มๆ เช น Home, Insert ฯลฯ แถบ Status bar แสดงสถานการณ ท างานต างๆ เช น จ านวนสไลด, ช อเทมเพลต, ภาษาของแป นพ มพ, ป มเปล ยนม มมอง สไลด และ % การย อ-ขยายม มมอง เป นต น พ นท ว าง ท อย รอบๆสไลด สามารถใช เป นท พ กวางข อความ ออบเจ คท ย งไม ใช ในสไลด ไว ได ซ งไม ปรากฏในสไลด เม อโชว หร อ ส งพ มพ แท บสล บม มมอง ใช สล บการแสดงต วอย างสไลด แบบย อ และแสดงข อความเค าร างในสไลด แต ละแผ น 1.2 การต งค าเร มต นในการใช งานให ก บโปรแกรม เราสามารถปร บแต งค าเร มต นของโปรแกรมให เหมาะสมก บการท างานโดยคล กป ม Office Button แล วคล กท PowerPoint Options แล วต งค าต างๆ ด งน 1. ต วเล อกกล ม Popular

3 ฯลฯ 2. การต งค าบ นท ก ในรายการบ นท ก ม การก าหนดค าต าง ๆ เช น ได แก อน ญาตบ นท กอย าง รวดเร ว บ นท กก ค นท ก ๆ ก นาท และบ นท กเป นไฟล ชน ดใด 3. การต งค าการสะกดและไวยากรณ ในรายการพ ส จน อ กษร ม รายการท ใช ก นท วไปสามารถต งค าได เช น ต วเล อกการแก ไขอ ตโนม ต เม อแก ไข ต วสะกด ฯลฯ

4 1.3 การสร างงานน าเสนอใหม จาก Blank Presentation คล กป ม Office Button เล อกค าส ง Newจะปรากฏไดอะล อกบ อกซ New Presentation ส วนของTemplate ท ห วข อ Blank and recent เล อกค าส ง Blank Presentation -> คล กป ม Create 1.4 การแสดงผลสไลด ในม มมองแบบต างๆ (Presentation Views) ในโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2007 สามารถแสดงม มมองเอกสารได หลายร ปแบบ โดยแต ละแบบม รายละเอ ยด ด งน 1. ม มมองปกต (Normal View) ส าหร บม มองปกต (Normal View) เป น ม มมองพ นฐานในการใช งานของ Microsoft PowerPoint 2007 ในการเร มต นใช งานท กคร ง ผ ใช งานจะเห นม มมองน เป นอย างแรก โดยจะม ส วนประกอบอย สองส วนทางด านซ ายม อของโปรแกรมน น ค อแท บภาพน งและแท บเค าร าง แท บภาพน ง (Slide View) จะแสดงภาพน งท งหมด โดยเร ยงล าด บจากภาพน งแรกจนถ งภาพน งส ดท าย

5 แท บเค าร าง (Outline View) จะแสดงภาพน งและรายละเอ ยดท งหมดไว ด านข าง โดยเร ยงลาด บจากภาพน งไปจนถ งภาพน งส ดท าย 2. ม มมองต วเร ยงลาด บภาพน ง (Slide Sorter View) เป นม มมองท แสดงภาพน งท งหมดของการน าเสนอโดยย อให ภาพน งม ขนาดเล กลงเพ อแสดงภาพน งท งหมดภายในหน าต างโปรแกรมทา ให สามารถตรวจสอบล าด บภาพน ง และจ ดเร ยงก อนการน าเสนอได อย างถ กต อง

6 3. ม มมองหน าบ นท กย อ (Notes Page View) เป นม มมองท ใช แสดงภาพน งและกรอบบ นท กข อความ เพ อให ผ น าเสนอสามารถบ นท กรายละเอ ยดค าอธ บายต างๆ เพ อใช เป น เอกสารอ างอ ง และอ านในขณะน าเสนอแบบสองหน าจอ สร างไว 4. ม มมองการน าเสนอภาพน ง (Slide Show View) เป นม มมองท แสดงภาพน งแบบเต มจอเหม อนก บการฉายสไลด โดยสามารถท จะเปล ยนไปหน าต างๆรวมไปถ งแสดงภาพเคล อนไหวท ได

7 1.5 การใส Note ในสไลด การใส โน ตในสไลด จะช วยผ บรรยายอย างมากในขณะก าล งบรรยาย เพราะโน ตเหล าน สามารถท จะแสดงออกทางจอภาพให ผ บรรยายได อ าน หากผ บรรยายน าเสนอแบบสองหน าจอ ว ธ การใส โน ตให อย ท ม มมองแบบ Normal และเล อกสไลด หน าท ต องการใส Note

8 1.6 การต งค าหน าสไลด ท แท บ Design กล มค าส ง Page Setup คล กป ม Page Setup จะปรากฎไดอะล อกบ อกซ Page Setup ให ก าหนดขนาดตามต องการ ส าเร จร ปของสไลด ตามท PowerPoint ม ให ในช อง Slides sized for 1.7 การใส หมายเลขหน าสไลด ว นท และเวลาป จจ บ นในสไลด คล กแท บ Insert กล มค าส ง Text คล กป ม Slide Number หร อ Date & Time จะปรากฎไดอะล อกบ อกซ Header and Footer

9 1.8 การฝ ง Font ในบางคร งเราต องน าสไลด ของเราไปใช ก บเคร องคอมพ วเตอร อ นท ไม ม Font ท เราใช ในสไลด ของเรา การแก ป ญหาน นเราสามารถท จะ ฝ ง Font ท เราใช ไปก บไฟล ได เลย แต จะท าให ไฟล ม ขนาดใหญ ข น โดยไปท Office Button -> Option -> Save

10 2. การออกแบบ Theme 2.1 Theme ว ธ การหน งท จะท าให พร เซ นเทช นของเราด สวยงาม ด เป นม ออาช พมากข น น นก ค อการออกแบบร ปแบบของฉากหล ง ต วอ กษร ภาพเคล อนไหวต างๆ ให ม ล กษณะในแนวทางเด ยวก น ว ธ หน งท คนส วนใหญ ใช ส าหร บการตกแต งพร เซ นเทช นก ค อ การใช เคร องม อช วยท เร ยกว า ธ ม (Theme) ธ ม (Theme) หมายถ งร ปแบบสไลด ส าเร จร ป ท ได ม การก าหนดไว แล ว ในส วนของส กราฟ ก ข อความ โดยจะม ร ปแบบเป นใน แนวทางเด ยวก น หร อกลมกล นก นท กสไลด โดยม กม ล กษณะสไลด แรก จะแตกต างจากสไลด ถ ดไป เราสามารถเล อกใช ธ มส าเร จร ปท ต ดต งมาพร อม ก บโปรแกรมได ท นท 2.2 Theme Colors ร ปแบบของส แบบส าเร จร ป ใช ส าหร บการก าหนดส ในต วพร เซ นเทช น โดยจะม การแบ งส ออกเป นกล มๆ และแต ละกล มส จะม ช อเร ยก ต างก น เช น Office, Apex, Flow, Equity เป นต น ซ งถ าม การเล อกธ มแล ว จะม ผลท าให ส ของส วนประกอบต างๆ ในพร เซ นเทช นของเรา เปล ยนแปลงได ด วย เช น ข อความ Title, ส ฉากหล ง, ร ปวาด, กราฟ, ตาราง รวมท งไดอะแกรม เป นต น นอกจากน เราย งสามารถสร างช ดส ได ด วย ต วเอง

11 2.3 Theme Fonts ใช ส าหร บการเปล ยน Font ของธ มซ ง Font ของท กสไลด จะเปล ยนไปตาม Font ของธ ม (หากเราไม ได ปาดและเปล ยน Font เองท สไลด ) โดยคล กท แท บ Page Layoutและกดป ม Themes ในกล ม Themes ม รายการท เข ยนว า Built-in แสดงข นมา Office, Apex, Aspect, Civic ม หลายแบบให เล อก 3. Slide master, Hand out master และ Note master 3.1 Slide master Slide master น นเป นแม แบบของสไลด ส าหร บการก าหนดหน าตาหล กๆ ของ Slide เช น Font, Layout, ต าแหน งหมายเลขหน า ว นท ของแต ละ Layout โดยหากเราแก ไขใน Slide master ม นจะม ผลก บท กๆ สไลด

12 3.2 Handout Master ม มมองต นแบบเอกสารประกอบค าบรรยาย เป นม มมองท แสดงต นแบบเอกสารก อนพ มพ พร อมท งการแก ไขสามารถต นแบบเอกสาร ประกอบค าบรรยาย เช น การปร บขนาด การจ ดร ปแบบ ห วกระดาษ และท ายกระดาษ และย งสามารถต งค ากระดาษ และระบ จ านวนภาพน งท จะ พ มพ ในแต ละหน าได อ กด วย 3.3 Notes Master ม มมองต นแบบบ นท กย อ เป นม มมองท แสดงต นแบบภาพน ง แต จะม ส วนของพ นท ในการบ นท กข อความเพ อใช ในการประกอบการ บรรยายก อนท จะพ มพ ออกมาทาง Printer

13 4. การแทรกกราฟ และร ปภาพ 4.1 การแทรกร ปภาพเข ามาในสไลด คล กแท บ Insert -> คล กป ม Picture เพ อเล อกร ปภาพท จะนามาใส ในสไลด จะปรากฏหน าต าง Insert Picture ข นมา ให เล อกโฟลเดอร ท เก บไฟล ภาพ -> คล กเล อกร ปภาพท ต องการ -> คล กป ม Insert เพ อแทรก ร ปในสไลด ส าหร บการตกแต งและใส ล กเล นให ก บร ปภาพให ใช แถบเคร องม อร ปภาพเพ อใส ล กเล นให ก บร ปภาพ โดยการด บเบ ลคล กท ร ปภาพ หร อ คล กท ร ปภาพแล วเล อกค าว าร ปแบบท แถบ Ribbon

14 4.2 การแทรกไดอะแกรม คล กไอคอน Insert SmartArt Graphic เล อกแบบของไดอะแกรม เสร จแล วคล กป ม OK

15 เพ อความสวยงามของไดอะแกรมท สร าง เราสามารถจ ดร ปแบบไดอะแกรมได ม ข นตอนด งน คล กส วนของไดอะแกรมท ต องการตกแต ง จะปรากฏแถบ Ribbon ช อ SmartArt Tools ห วข อ Design ให เล อกใช ได เลย 4.3 การสร าง Chart คล กไอคอนร ปกราฟ จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ Insert Chart ให เล อกประเภทของกราฟ และร ปแบบ ย อยเสร จแล วคล กป ม OK จะแสดงหน าจอตารางให ป อนข อความและต วเลขลงไปตามตาแหน งเซลล น นๆ ในช วงข อม ลท โปรแกรมก าหนดไว ให (ส งเกตจากเส นกรอบส น าเง น) ถ าม คอล มน หร อแถวว างท ไม ได ใช งาน ให เล อกห วคอล มน หร อห ว แถว แล วคล กขวาเล อกค าส ง Delete -> ป ดกรอบหน าต างโปรแกรมลง จะกล บมาท PowerPoint และแสดงร ปกราฟท สร างไว

16 กรณ ท สร างกราฟแล วเล อกช วงข อม ลผ ด เราสามารถเปล ยนแปลงช วงข อม ลใหม ได โดยม ข นตอนด งน คล กร ปกราฟท ต องการแก ไข ท แถบ Ribbon ช อ Chart Tools ห วข อ Design ในส วนของ Data คล กป ม Select Data จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ Select Data Source ให เปล ยนแปลงรายละเอ ยด จากต วอย างน คล กป ม Switch Row/Column เสร จแล ว คล กป ม OK ผลล พธ ท ได ก จะเปล ยนแปลงไป ด งร ป นอกจากการเปล ยนแปลงแก ไขกราฟท ท าให ข อม ลของเราถ กต องแล ว เราย งสามารถตกแต งกราฟให สวยงามข นด วย ม ข นตอนด งน เล อก เค าโครงแผนภ ม ท ก าหนดไว ล วงหน า คล กแผนภ ม ท เราต องการจ ดร ปแบบ คล กแท บ Design ในกล ม Chart Layout ให คล กเค าโครงแผนภ ม ท เรา ต องการใช

17 การเปล ยนเค าโครงขององค ประกอบแผนภ ม ให คล กแผนภ ม เพ อแสดง Chart Tool คล กแท บ Format ในกล ม Current Selections ให คล กล กศรท อย ถ ดจากกล อง Chart Area แล วคล กองค ประกอบแผนภ ม ท ต องการ

18 5. การใส Animation 5.1 สร างเอฟเฟ กต ให ว ตถ เม อเราท าการพ มพ ข อความ สร างร ปภาพ ตาราง หร อว ตถ (Object) อ นๆ ในสไลด แล วต องการก าหนด Animation ให ก บ Object น น ม ข นตอนด งน 1. คล กเล อกข อความหร อว ตถ ท จะก าหนด Animation และคล ก 2. ท แท บ Animations คล กป ม และ จะปรากฏ Task Pane ข นด านขวา ใน Task Pane น เราสามารถแก ไข ลบ เปล ยนล าด บ เปล ยนความเร ว เปล ยนท ศทาง การเคล อนไหวของแต ละต วได จะเห นได ว า Animation จะม อย 4 แบบ ด งน Entrance ค อ ให ว ตถ น นเข ามา Emphasis ค อ เน นว ตถ น น Exit ค อ ให ว ตถ น นออกไป Motion path ค อ ให ว ตถ น นเคล อนไหวไปตามท ศทางท ก าหนด 5.2 สร างเอฟเฟ กต ในจ งหวะเปล ยนแผ นสไลด อ กว ธ หน งท จาทาให พร เซนเตช นด งด ดความสนใจจากผ ฟ งการบรรยายได มากข นกว าการนาเสนอด วยข อความและร ปภาพตามปกต โดย ม ว ธ การด งน คล กสไลด แผ นท จะสร างเอฟเฟ กต คล กแท บ Animation ใน Transition to this slide คล กเล อกเอฟเฟ กต ร ปแบบท ต องการ

19 6. การใส Hyper Link เราสามารถใส Link ในว ตถ ต างๆ ให เช อมโยงไปย งไฟล หร อเว บไซต อ นได โดย คล กเล อกว ตถ ท ต องการใส ล งค ไปท แท ป Insert -> Hyper link จะปรากฏหน าต างด งน เราสามรถ Browse ไฟล ท ต องการได เลย หร อหากต องการ Link ไปย งเว บไซต ให พ มพ URL ของเว บในช อง Address ได เลย 7. เทคน คในการน าเสนอ 7.1 การต งค าการน าเสนอ เราสามารถต งค าการน าเสนอโดยการไปท แท ป Slide Show และเล อก Set up Slide Show จะปรากฏหน าต างด งน

20 ในหน าต างน เราสามารถก าหนดได ว าจะแสดง Show จากไหนถ งไหน ก าหนดให แสดง Slide แบบเต มจอให monitor ไหน (ในกรณ ท ม สองหน าจอ) หร อ ก าหนดส ปากกา เป นต น ในกรณ ท เราต องการซ อน Slide เพ มเต มเป นบางหน าก ท าได โดย เล อกสไลด ท ต องการและคล กท ป ม Hide Slide สไลด น นก จะไม แสดง ออกมาขณะน าเสนอ หร อในบางคร งการบรรยายในแต ละสถานท แต ละกล มผ ฟ ง อาจไม จ าเป นต องแสดงสไลด ท งหมด ถ าจะให เคาะผ านในบางสไลด ก ด ไม เป นม ออาช พ เราสามารถใช Custom Slide Show ก าหนดเล อกสไลด บางสไลด และต งช อเป นช ดสไลด ได เวลาต องการน าเสนอให แต ละกล ม บ คคล ก สามารถเล อกจาก Custom Slide Show และเล อกช อช ดท ต องการแสดงได ท นท โดยไปท แท บ Slide Show ในกล มค าส ง Start Slide Show คล กป ม เล อกค าส ง Custom Shows จากน นคล กป ม New พ มพ ช อกล ม เล อกสไลด ท ต องการ แล วคล กป ม Add เสร จแล วคล กป ม OK เวลาใช งาน ให คล กเข าไปท Custom Slide Show ก อน จะเห นช อช ดของสไลด ท เราสร างข น 7.2 การต งค าสองหน าจอ โดยปกต เวลาเราน าเสนอเราจะใช Laptop ซ งจะม ความสามารถในการต อก บโปรเจ คเตอร ได อย แล ว เราสามารถท จะใช ประโยชน จาก ความสามารถน ในการน าเสนอได (ในกรณ น สมมต ว าใช Windows 7) 1. ต อโปรเจ คเตอร เข าก บ Laptop 2. ไปท Start menu -> Accessories -> Connect to a projector

21 3. เล อกการเช อมต อแบบ Extend ซ งจะท าให สองหน าจอเสม อนว าต อก นซ ายขวา 4. จากน นไปต งค าการน าเสนอโดยการไปท แท ป Slide Show และเล อก Set up Slide Show และเล อก Monitor ท จะให แสดงสไลด เต มหน าจอ จะได หน าจอสองแบบด งน หน าจอส าหร บผ บรรยาย จะเห นโน ตท บ นท กในแต ละสไลด ด วย

22 หน าจอส าหร บผ ชม 7.3 การซ อมและต งเวลาในการบรรยาย (Rehearse Timings) การบรรยายประกอบสไลด PowerPoint แต ละคร งจะต องม ก าหนดเวลาท ช ดเจนว าจะต องนานไม เก นเท าไหร เพ อให ล าด บของงาน โดยรวมด าเน นไปได ด วยด การเตร ยมเน อหาและค าบรรยายจะต องม ความยาวท พอเหมาะพอด ก บเวลาท ก าหนด ใน Microsoft PowerPoint 2007 เราสามารถซ กซ อมและบ นท กเวลาท ใช ได ด วยค าส ง Rehearse Timings เราสามารถเข าถ งค าส งน ผ านทางแท ป Slide Show ในหมวดค าส ง Set Up เม อเราพร อมท จะซ อมแล วให คล กท ป ม Rehearse Timings โปรแกรมก จะต ดเข าส หน าสไลด แบบเต มจอและเวลาท ใช ก จะเร มว งท นท ท บร เวณม มซ ายบนของสไลด จะม หน าต าง Rehearsal เล กๆเพ อแสดง เวลาท ใช ในแต ละสไลด และเวลารวมท ใช ท งหมด ให เราพ ดซ กซ อมการบรรยายและคล กเปล ยนสไลด ไปเร อยๆ เม อจบท กสไลด แล วโปรแกรมจะข น หน าต างสร ปเวลาท ใช ท งหมดพร อมก บถามว าจะให เก บค าเวลาท ได ไว ใช ตอนท เป ดด สไลด จร งด วยหร อไม หากต องการให คล กท ป ม Yes โปรแกรม ก เปล ยนให เราไปด หน าต างสร ปเวลาท ค ณใช ก บแต ละสไลด ซ งเราสามารถน าข อม ลน มาว เคราะห ได ด วยว าเราใช เวลาก บแต สไลด มากน อยแค ไหน เก นไปแค ไหน เพ อช วยในการต ดส นใจเพ มหร อลดจ านวนสไลด เพ อให พอด ก บเวลาท ก าหนด